Antwerp Harbour Hotel
- Anvers, Belgique
- Oracle Hospitality OPERA Cloud PMS
À propos de Antwerp Harbour Hotel
L’ Antwerp Harbour Hotel est situé dans le port maritime d’Anvers, le deuxième plus grand port d’Europe. L’hôtel est le port d’attache de nombreux marins, mais il est également actif sur le marché des loisirs. ‘Plus de 60 % de nos clients sont des travailleurs (portuaires) et des entreprises liées au port’, explique Dominique Maes, directeur de l’Antwerp Harbour Hotel. ‘Nous avons donc une grande affinité avec le secteur maritime et avec Anvers, ville portuaire au riche passé historique.’
Un partenariat exceptionnel
Dans le passé, il existait à Anvers des organismes portuaires chargés du bien-être des marins, tels que des syndicats, des hôpitaux et des églises. Cependant, ces organisations étaient dispersées dans toute la ville. L’ancienne maison des marins, qui servait d’hôtel, était également située dans le centre d’Anvers. À un moment donné, la municipalité a décidé de regrouper toutes ces organisations et de les transférer vers un seul et même endroit. Elles ont ainsi été regroupées au sein d’une organisation faîtière qui s’occupe de tout.
‘Aujourd’hui, le bâtiment adjacent à notre hôtel abrite les bureaux de l’Antwerp Seafarers’ Welfare. On y trouve les églises anglicane, philippine et suédoise, Stella Maris, la mission maritime, Mediport et notre propre organisation, l’Internationaal Zeemanshuis Antwerpen. Nous avons un magasin où les marins peuvent faire leurs achats et un minibus circule dans les ports avec des produits de base à des prix raisonnables.
L’hôtel dispose d’un salon Harbour Lounge avec bar, coin télévision, billard et baby-foot pour se détendre. Ensemble, nous organisons plusieurs événements par an à l’hôtel, notamment à Pâques et à Noël, ce qui nous permet d’entretenir de bonnes relations avec toutes les compagnies maritimes, qui réservent principalement dans notre hôtel. Dans l’ensemble, il s’agit d’une collaboration unique et exceptionnelle qui n’existe nulle part ailleurs dans le monde’, explique Dominique.
‘Les exigences spécifiques du secteur maritime nécessitent une solution PMS intelligente et adaptée.‘
Des exigences spécifiques nécessitent une solution informatique adaptée.
‘Les clients que nous accueillons à l’Antwerp Harbour Hotel attendent notamment leur embarquement, leur rapatriement ou sont des techniciens qui travaillent sur des navires dans le port. Les réservations sont effectuées par des entreprises liées au port, qui ont des conditions très spécifiques en matière de TVA et de facturation.
Ainsi, un navire se trouvant dans les eaux internationales est totalement exonéré de TVA. Si l’entreprise maritime réserve une nuitée pour un membre d’équipage en transit (en route vers son domicile ou vers le navire), cette nuitée est également exonérée de TVA.
Parfois, un tel navire est sous contrat avec une entreprise maritime et est sous-traité à une autre entreprise étrangère. Cette dernière a alors besoin d’informations supplémentaires sur la facture, ce qui peut se traduire par une longue liste de données de facturation spécifiques que nous devons traiter. Votre système PMS doit être capable de gérer cela !
Comme nous devons traiter beaucoup de données spécifiques, nous avons comparé plusieurs systèmes PMS dans le cadre de notre recherche. OPERA Cloud PMS s’est avéré être de loin le meilleur et l’assistance 24/7 de Van Hessen a été déterminante. Je viens de contacter Van Hessen au sujet d’un paramètre qui devait être modifié et ils s’en occupent immédiatement. Ce n’est pas courant », explique Dominique.
‘Avec OPERA, nous avons bien automatisé notre processus de facturation. OPERA permet de personnaliser la facture en fonction des besoins de votre organisation. Avec d’autres systèmes PMS, cette personnalisation est beaucoup plus limitée, alors que nous devons mettre beaucoup de texte sur la facture.
Après la formation dispensée par Van Hessen, j’ai moi-même configuré le back-office pour nos sociétés.Nous avons lié toutes les conditions de TVA aux codes de prix spécifiques et les avons rattachées au segment de marché exonéré de TVA. Pour ce segment de marché, un en-tête indiquant que l’entreprise est exonérée de TVA conformément à l’article correspondant de la législation européenne est automatiquement ajouté à la facture.
Nos réceptionnistes travaillent chez nous depuis environ 15 ans en moyenne et ont bien sûr dû se familiariser avec le système. Ils s’y sont toutefois rapidement habitués. Désormais, il leur suffit d’effectuer la réservation à la réception et d’y associer le profil et le nom du bateau appropriés, après quoi les tarifs et les données de facturation corrects y sont automatiquement liés. Cela nous permet de travailler rapidement, de manière structurée et efficace.’
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